FAQ

Przede wszystkim różnica polega na tym, że programy centralne zarządzane są na poziomie instytucji ogólnokrajowych (np. przez Ministerstwo Środowiska i Zasobów Naturalnych, Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości, Ministerstwo Rolnictwa i rozwoju Wsi itp.), a regionalne na poziomie wojewódzkim (np. przez Urząd Marszałkowski, Śląskie Centrum Przedsiębiorczości, Małopolskie Centrum Przedsiębiorczości). Z tego względu również programy centralne generalnie są dostępne dla potencjalnych odbiorców dotacji na terytorium całej Polski (z wyjątkiem Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej, który obejmuje 5 województw), z kolei programy regionalne dla odbiorców realizujących inwestycję na terytorium danego województwa. Kolejną cechą różniącą dwa rodzaje programów operacyjnych jest zasada (od której oczywiście istnieją wyjątki), że w ramach programów centralnych o dofinansowanie mogą ubiegać się podmioty realizujące inwestycje o wartości np. powyżej 8 mln zł, a w ramach regionalnych – poniżej 8 mln zł.

Programy centralne to:

• Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko
• Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka (więcej informacji tutaj www.poig.com.pl)
• Program Operacyjny Kapitał Ludzki
• Program Operacyjny Rozwój Polski Wschodniej (z którego o wsparcie mogą ubiegać się przede wszystkim jednostki samorządowe)
• Program Operacyjny Europejska Współpraca Terytorialna (przeznaczony dla obszarów przygranicznych)

Dodatkowo w latach 2007-2013 funkcjonuje centralny Program Rozwoju Obszarów Wiejskich (więcej informacji tutaj www.prow.info.pl), w ramach którego również przedsiębiorcy (w tym z obszarów miejskich), nie tylko rolnicy, mogą ubiegać się o dotacje.

Programów regionalnych jest 16 – jeden dla każdego województwa. W nazwie zazwyczaj występuje nazwa regionu oraz przymiotnik „regionalny”, np.: Regionalny Program Operacyjny Województwa Śląskiego, Małopolski Regionalny Program Operacyjny, Regionalny Program Operacyjny Województwa Kujawsko-Pomorskiego.

Każdy z programów operacyjnych składa się z kilku-kilkunastu obszarów tematycznych, w ramach których udzielane są dotacje. Te obszary to tzw. „priorytety”. Każdy priorytet z kolei zawiera wewnętrzny podział na „działania” i „poddziałania” – dla każdego z nich są ustalane inne zasady ubiegania się o dotacje. Tak więc o ile priorytet określa przede wszystkim zakres tematyczny przyznawanych dotacji, o tyle dla działań i poddziałań określane są bardziej szczegółowe zagadnienia, np. typ beneficjentów, wartość dofinansowania, rodzaj kosztów, które można dofinansować, rodzaj działań, jakie można podjąć w celu realizacji projektu.

Poniżej znajduje się przykładowa struktura programu z podziałem na priorytety i działania, pochodząca z Uszczegółowienia Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego:

O dotacje mogą ubiegać się przedsiębiorcy, zwłaszcza mali i średni (Definicja MMŚP), jednostki samorządu terytorialnego oraz organizacje non-profit.

Tak, Unia wspiera przedsiębiorcze inicjatywy prowadzące do założenia firmy. W ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, działanie 6.2 Wsparcie oraz promocja przedsiębiorczości oraz samozatrudnienia można uzyskać pomoc finansową na założenie firmy rzędu kilkudziesięciu tysięcy zł. Szczegółowych informacji udzielają jednostki, które będą rozdzielały pieniądze w poszczególnych województwach. Zazwyczaj są to urzędy pracy właściwe dla poszczególnych województw, w których zameldowana jest osoba planująca złożyć działalność. Tam też można znaleźć osoby, które pomogą i doradzą, w jaki sposób taki wniosek przygotować. Jest to szczególnie ważne dla młodych osób, planujących rozpocząć działalność gospodarczą, które zazwyczaj nie mają środków na opłacenie fachowej firmy doradczej.

Dotacja jest refundacją, co oznacza iż jest przelewana na konto beneficjenta po zrealizowaniu inwestycji. Dlatego też na realizację przedsięwzięcia konieczne jest posiadanie środków własnych. Jeżeli więc nie możemy uzyskać kredytu na realizację inwestycji, to musimy zdobyć pieniądze na ten cel z innych źródeł, np. z leasingu lub środków prywatnych. Ważna jest kondycja finansowa podmiotu, który stara się o dotację: jeśli ma on problemy z płynnością finansową albo jest nadmiernie zadłużony, jego szanse na przyznanie dotacji maleją.

Ponadto, w niektórych konkursach naboru projektów Instytucje Zarządzające stawiają wymogi co do obowiązku zaciągnięcia kredytu na sfinansowanie części kosztów projektu.

Przed rozpoczęciem starań o dotację należy zidentyfikować potrzeby inwestycyjne. W tym celu należy sobie odpowiedzieć na kilka pytań, a przede wszystkim: co chcemy kupić, ile to będzie kosztować, kiedy chcemy to kupić/zrealizować, jakie korzyści przyniesie nam ta inwestycja?

Przy wyborze danego programu dotacyjnego należy jeszcze określić:

• status podmiotu, który będzie ubiegał się o dotację. W przypadku przedsiębiorców ważna będzie wielkość firmy: mikro, mała, średnia, duża,
• lokalizacja projektu. W zależności od umiejscowienia inwestycji można uzyskać dofinansowanie w różnej wysokości: najczęściej jest to zwrot poniesionych kosztów na poziomie ok. 50-70%. Poziom procentowy jest określany na podstawie tzw. mapy pomocy regionalnej. Dodatkowo Instytucje Zarządzające regionalnymi programami operacyjnymi ustalają własny poziom wsparcia, który może być niższy niż opisany w mapie pomocy regionalnej np. w województwie małopolskim poziom wsparcia dla średnich firm wynosi 30%.
• termin naboru wniosków. Odpowiedni czas na przygotowanie wniosku i inwestycji jest kluczowym czynnikiem, aby z należytą starannością zaplanować działania oraz przygotować wymagane dokumenty. Termin naboru jest to okres, w którym należy złożyć dokumenty, z reguły są to wniosek, biznes plan i załączniki.

Zasadniczo nie, ale w przypadku podmiotów nie objętych pomocą publiczną (np. gminy) zdarzają się wyjątkowe przypadki dofinansowania na poziomie 100%. Może to dotyczyć jednak tylko projektów miękkich, np. w ramach VII priorytetu POKL. Zazwyczaj wsparcie jest udzielane na poziomie 40-85%, a jego poziom jest uzależniony od wielu czynników, m.in. od: rodzaju podmiotu starającego się o dotację, lokalizacji inwestycji, jej wielkości, zakresu oraz typu. Co ważne, dotacja jest refundacją kosztów kwalifikowalnych netto. Koszty kwalifikowalne to te koszty, których poniesienie jest konieczne i uzasadnione oraz te, które spełniają kryteria określone dla danego programu operacyjnego. Kosztem niekwalifikowanym (czyli nierefundowanym przez dotacje) jest zazwyczaj podatek VAT. W określonych przypadkach kiedy beneficjent nie ma możliwości zwrotu podatku VAT, podatek ten może być uznany za koszt kwalifikowany.

Tak, jeśli wniosek zawiera odpowiednio opisane pola przeznaczone do tego celu. Wartości te jednak nie będą wliczane do podstawy od której będzie obliczany poziom dofinansowania.

Wniosek o wsparcie z reguły dotyczy projektu, który stanowi pewną spójną całość. Zazwyczaj nie wszystkie wydatki są kwalifikowane do dofinansowania. W takim przypadku należy również wykazać wydatki niekwalifikowane, ale tylko te, które są ściśle związane z projektem. Przy wykazywaniu wydatków niekwalifikowanych należy zachować szczególną ostrożność, gdyż wykazując je musimy się z nich rozliczyć jak z wydatków kwalifikowanych i nie ma tu znaczenia, że nie będą one podlegały refundacji.

Nie, nie tylko kredyt jest źródłem finansowania projektu, który docelowo będzie dofinansowany z dotacji. Na projekt dotacyjny można bowiem także uzyskać finansowanie w postaci leasingu, co w przypadku zakupu maszyn i urządzeń może być bardzo korzystnym rozwiązaniem. Pieniądze na realizację inwestycji mogą także pochodzić ze źródeł prywatnych, jednak zawsze należy wykazać ich źródło i wykazać dokumenty poświadczające ich posiadanie (lub możliwość ich posiadania po uzyskaniu decyzji o przyznaniu dotacji).

Istnieje wykaz branż, działalności i środków trwałych, których nie można zakwalifikować do wsparcia (np. sektor węglowy czy hutnictwo stali). Zgodnie więc z zasadą głoszącą, iż co nie jest zabronione jest dozwolone, w zasadzie firmy ze wszystkich pozostałych branż mogą starać się o dotacje.

Tak, jednak należy pamiętać, że koniecznie należy zgromadzić dokumentację celną oraz zebrać informacje o kursie waluty z dnia księgowania faktury oraz z dnia wykonania przelewu – dane te będą konieczne do rozliczenia tego wydatku. Tutaj należy pamiętać, że po przeliczeniu tych kosztów na złotówki zgodnie z ustalonymi kursami, kosztem kwalifikowanym jest kwota nie większa niż zadeklarowana we wniosku o wsparcie.

Generalnie nie można uzyskać dofinansowania na standardowe środki transportu (np. samochód osobowy dla przedstawiciela handlowego przedsiębiorstwa, ciężarówka do transportu mienia dla firmy logistycznej). Jednak w przypadku samochodów specjalistycznych, np. przystosowanych konstrukcyjnie do przewozu jedynie określonych rodzajów ładunków, samochodów-chłodni, hakowych naczep taka możliwość istnieje, natomiast należy się upewnić, że rzeczywiście jest to dozwolone w danym programie dotacyjnym, albowiem w każdym województwie ta kwestia wygląda inaczej.

Często jest taka możliwość, że część kosztów wydanych na zlecenie przygotowania dokumentacji aplikacyjnej o dotację może zostać zrefundowana, jednak każdorazowo należy sprawdzić, czy dany program przewiduje taką opcję. Najłatwiej jest zapytać o to firmę, której planujemy zlecić opracowanie wniosku o dofinansowanie.

Możliwość dofinansowania zakupu używanych środków trwałych przysługuje prawie wyłącznie firmom z sektora małych i średnich przedsiębiorstw (Pytanie 4). Jedynym warunkiem dokonania takiego zakupu, oprócz oczywiście wpisywania się tego działania w ramy i wymogi programu, jest przedstawienie oświadczenia, że dany używany środek trwały nie został nabyty przez pierwotnego właściciela/właścicieli przy wykorzystaniu środków publicznych (w tym również dotacji) w okresie kilku lat (każdorazowo należy to sprawdzić) poprzedzających złożenie wniosku o dofinansowanie.

Wniosek o dofinansowanie to formularz z tabelkami do wypełnienia, którego wzór jest określony dla każdego działania/poddziałania w ramach danego programu. We wniosku należy uzupełnić dane dot. podmiotu, który stara się o dotację, opisać projekt, wypełnić oświadczenia. Druga część wniosku to biznesplan wraz z częścią ekonomiczną (księgową). W kolejnej znajdują się załączniki dotyczące wnioskodawcy i projektu, np. zaświadczenie o innowacyjności firmy, pozwolenie na budowę itp.

Dokumentację aplikacyjną wypełnia się elektronicznie:

• w specjalnym formularzu, którego wzór jest dostępny w Internecie lub
• w programie dostępnym do ściągnięcia na dysk komputera lub
• online, przez stronę internetową, na której znajduje się elektroniczny formularz, który po wypełnieniu jest wysyłany od razu do odpowiedniej instytucji.

Sposób wypełnienia wniosku zależy każdorazowo od rodzaju programu. Zazwyczaj wniosek wraz z załącznikami należy dostarczyć do odpowiedniej instytucji również w formie papierowej oraz na nośniku elektronicznym (płyta CD). W formie papierowej wszystkie dokumenty muszą być podpisane/parafowane, ich ew. kopie poświadczone za zgodność z oryginałem oraz opieczętowane.

Sporządzenie dokumentacji aplikacyjnej samodzielnie to nie lada wyzwanie. Jednak kiedy już została podjęta decyzja o samodzielnym ubieganiu się o dotację, to po przeanalizowaniu swoich potrzeb inwestycyjnych, zidentyfikowaniu odpowiedniego programu operacyjnego, przeczytaniu uszczegółowienia programu operacyjnego i wybraniu odpowiedniego priorytetu/działania/poddziałania/schematu, a także po przeanalizowaniu wytycznych i przeglądnięciu wzorów dokumentów możemy zgłosić się do jednego z punktów konsultacyjnych, które są dostępne w każdym województwie. Doradcy z punktów konsultacyjnych bezpłatnie udzielają informacji i porad dotyczących ubiegania się o dotację. Mapę z danymi kontaktowymi do punktów można znaleźć tutaj: www.msp.money.pl/dotacje/punkty-konsultacyjne.

Należy jednak pamiętać, że ubieganie się o dotację zawsze wymaga konsultacji z księgową (np. przy sporządzaniu części ekonomicznej wniosku, rozliczeniu inwestycji), a także często z prawnikiem specjalizującym się w prawie wspólnotowym i krajowym prawie dot. pomocy publicznej i OOŚ (np. przy uszczegółowianiu przepisów wytycznych przed sporządzeniem wniosku, przy podpisaniu umowy o dotację, przy zapytaniach do odpowiednich instytucji o interpretację przepisów prawnych związanych z pozyskiwaniem dotacji).

Zawsze jednak wszystkie te czynności możemy zlecić firmie zewnętrznej, która kompleksowo zajmie się obsługą procesu pozyskiwania dotacji. Rzetelne firmy doradcze wstępne konsultacje oferują bezpłatnie, w taki właśnie sposób działa punkt konsultacyjny A1 Europe: www.a1europe.pl/index.php?site=kontakt.

Każdy wniosek o dotację po złożeniu do odpowiedniej instytucji podlega ocenie przez uprawnione do tego osoby. Pierwszy etap weryfikacji poprawności wniosku to ocena formalna, na której sprawdzane jest m.in. czy:

• dany projekt kwalifikuje się w ogóle do programu,
• zostały wykorzystane odpowiednie formularze,
• wnioskowana kwota wsparcia jest adekwatna do wymagań programu,
• wniosek jest kompletny (np. czy wszystkie rubryki są uzupełnione),
• wniosek zawiera odpowiednie załączniki,
• wszędzie, gdzie to wymagane widnieje podpis/parafka/pieczęć.

To tylko najprostsze elementy z wielu kryteriów oceny formalnej, jednak przez nieuwagę lub brak rzetelności błędy mogą spowodować odrzucenie wniosku. Na szczęście niektóre błędy lub braki można uzupełnić: w trakcie oceny instytucja weryfikująca wniosek wzywa pisemnie do poprawek. Jednak lepiej nie liczyć na łagodność oceniających i dopracować wniosek pod względem formalnym w każdym, nawet najmniejszym szczególe, by nie odpadł on już na przedbiegach. Rzetelne firmy pośredniczące w sporządzaniu aplikacji gwarantują poprawność formalną wniosku. Oznacza to, że jeśli zdarzy się, iż odpadnie on na etapie oceny formalnej, firma zwraca klientowi pieniądze wpłacone na poczet sporządzenia aplikacji. Takie uczciwe zasady praktykuje firma A1 Europe, która gwarantuje poprawność formalną w przypadku zlecenia sporządzenia wniosku najpóźniej na 3 miesiące przed planowanym terminem naboru.

Ocena merytoryczno - techniczna to najważniejszy etap weryfikacji wniosku. Wtedy sprawdzane jest, czy dany projekt spełnia wymagania merytoryczne i techniczne danego działania w ramach programu operacyjnego i jego wytyczne, czy jest uzasadniony ekonomicznie (czy jest opłacalny z punktu widzenia beneficjenta), czy przyniesie korzyści otoczeniu (np. czy stworzone zostaną nowe miejsca pracy lub dzięki innowacyjności projektu podniesie się poziom przedsiębiorczości w regionie) i inne elementy za które w toku oceny przyznawane są punkty. Jeżeli wniosek otrzyma wysoką punktację, wyprzedzając tym samym inne wnioski biorące udział w naborze, to dotację mamy w kieszeni. Tylko wnioski o najwyższej punktacji otrzymają dofinansowanie.

„Nowy” niekoniecznie znaczy „innowacyjny”: nowa maszyna może pracować w oparciu o przestarzałą technologię, więc nie będzie innowacyjna. Jednak tak naprawdę nie istnieje jedna, uniwersalna definicja innowacyjności. Innowacyjność ma charakter bardzo obiektywny i może przejawiać się w wielu dziedzinach funkcjonowania firmy, a także jej funkcjonowania w otoczeniu: innowacyjność na skalę firmy, regionu, kraju, świata. W przypadku planowania realizacji inwestycji w oparciu o dotację dobrze jest wykazać, że projekt lub jego elementy mają właśnie charakter innowacyjny, co podniesie punktację wniosku na etapie oceny merytorycznej. Może to być przykładowo innowacyjność produktu lub usługi, które powstaną w wyniku realizacji inwestycji. Niektóre działania wręcz wprost określają, że w ich ramach można wspierać „inwestycje innowacyjne”.

Tak lub nie – zależy to od typu naboru wniosków, patrz niżej: odpowiedź na
pytanie 21.

Procedura konkursowa polega na wyłonieniu wniosków, którym zostanie przyznane dofinansowanie na podstawie ich oceny punktowej: tylko najlepsze i najbardziej przemyślane projekty otrzymają dotację.

Procedura konkursu zamkniętego charakteryzuje się tym, że długość naboru jest z góry określona (np. przez miesiąc). W tym czasie można składać wnioski, a ocena rozpoczyna się po zakończeniu naboru.

Konkurs otwarty nie ma ograniczeń czasowych. Ustalona jest jedynie data rozpoczęcia naboru, a jego zakończenie jest zazwyczaj ustalane na bieżąco na podstawie wartości złożonych wniosków (np. nabór kończy się dopiero, gdy łączna wartość wnioskowanych dotacji w dotychczas złożonych w naborze wnioskach przekroczy określony w ogłoszeniu pułap wartości łącznej kwoty przeznaczonej na dofinansowanie projektów w tym naborze: może to być np. 120%, 150% tej kwoty). W przypadku, gdy nabór przeprowadzany w trybie konkursu otwartego jest prowadzony online, nawet sekundy mają ogromne znaczenie. Przykładowo w jednym z ostatnich naborów prowadzonych w tym trybie w województwie dolnośląskim, nabór trwał mniej niż 10 minut! Po tym czasie został zakończony. W końcu czas to pieniądz…

Terminy naborów wniosków są ustalane przez instytucję zarządzającą danym programem. Dlatego poszukując terminu naboru musimy najpierw określić, z którego programu/priorytetu/działania/poddziałania chcemy skorzystać, a następnie sprawdzić, która instytucja zajmuje się jego obsługą. Terminy są podane do wiadomości publicznej zazwyczaj na stronach internetowych tych instytucji w formie harmonogramów naborów wniosków. Są one sporządzane zazwyczaj na cały rok, jednak mogą ulegać nagłym zmianom, dlatego warto śledzić harmonogramy. Terminy naborów zazwyczaj są ustalane osobno dla poszczególnych działań/poddziałań.

Każdorazowo należy sprawdzić, czy są ograniczenia dotyczące daty zakończenia realizacji projektu w danym programie/priorytecie/działaniu. Generalnie jednak można przyjąć, iż projekt musi się zakończyć w 2015 roku (zasada n+2 czyli data ostatniego naboru w 2013 + 2 lata). Wszystkie harmonogramy realizacji są ustalane dokładnie przy podpisywaniu z odpowiednią instytucją umowy beneficjenckiej o dotację.

Przez zakończenie projektu rozumie się zakończenie realizacji inwestycji, jej rozliczenie i złożenie wniosku o wypłatę dotacji.

Tak, o ile są one uzasadnione i ze względu na zmianę obiektywnych okoliczności są konieczne, aby projekt został zrealizowany zgodnie z założeniami. Takimi okolicznościami, które mogą warunkować zmiany w projekcie (umowie beneficjenckiej) mogą być na przykład:

Zmiany kursu walut, zmiany cen maszyn i urządzeń, zmiany technologiczne, zmiany czasu dostaw, klęska żywiołowa, wojna itp.

Ale uwaga, każdorazowo taka zmiana powinna być uprzednio skonsultowana i zatwierdzona z instytucją, z którą zawarliśmy umowę o dofinansowanie. Zmiana lub zmiany nie powinny zaburzać ogólnego kształtu projektu oraz nie powinny modyfikować zaplanowanych rezultatów.

Dotacja jest wypłacana po złożeniu przez beneficjenta wniosku o płatność i jego zaakceptowaniu przez odpowiednią instytucję. Następuje to po kompletnym zakończeniu i rozliczeniu inwestycji oraz przeprowadzeniu kontroli przez przedstawiciela instytucji zarządzającej w miejscu realizacji projektu. Dlatego od momentu otrzymania decyzji o przyznaniu dotacji do momentu otrzymania pieniędzy może minąć kilkanaście-kilkadziesiąt miesięcy.

Czasem możliwe jest wypłacanie dotacji w transzach w pewnych odstępach czasowych, jednak każdorazowo jest to ustalane indywidualnie dla każdego projektu.

Nie. Przede wszystkim należy sprawdzić, czy dane przedsięwzięcie będzie opłacalne, czy zawiera elementy wysoko punktowane na etapie oceny merytorycznej (np. innowacyjność, stworzenie nowych miejsc pracy, pozytywny wpływ na środowisko), a co ważniejsze, czy te elementy da się udokumentować. Ponadto należy zweryfikować, ile pieniędzy w danym naborze wniosków jest do rozdysponowania, jaka jest maksymalna kwota wsparcia i szacunki liczby projektów, które otrzymają dofinansowanie - a to wszystko w celu kompleksowego określenia szans na dotację. Najlepiej z takim pytaniem zwrócić się do doświadczonych doradców, którzy od kilku lat zajmują się dotacjami. Konsultanci A1 Europe posiadają nie tylko wiedzę i doświadczenie, ale także statystyki i symulacje, które pozwalają na oszacowanie przybliżonych szans na dofinansowanie.

Na pewno panika nie jest wskazana! Na początek należy złożyć odwołanie i Ew. wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy, jeśli odwołanie nie przyniesie oczekiwanego skutku. Poza tym, trzeba na spokojnie przeanalizować po pierwsze, dlaczego został odrzucony i czy ew. błędy i braki można naprawić i uzupełnić. Jeśli tak, to należy sprawdzić, kiedy jest planowany kolejny termin naboru wniosków w ramach danego działania i czy możemy do tego czasu wstrzymać się z realizacją inwestycji. Jeśli tak, to nie ma przeszkód, aby udoskonalony wniosek złożyć w kolejnym terminie. Jeżeli jednak nie możemy czekać z rozpoczęciem realizowania przedsięwzięcia, należy sprawdzić, czy jest możliwe podzielenie projektu na fragmenty, na które można ubiegać się o dofinansowanie na podstawie kilku oddzielnych wniosków. Wtedy można rozpocząć pierwszy etap inwestycji, a na kolejny złożyć następny wniosek lub wnioski, jeśli tych etapów jest więcej.

Ponadto, dokumenty przygotowane w ramach ubiegania się o dotację są same w sobie przydatne z punktu widzenia przedsiębiorcy, ponieważ są fragmentem planu rozwojowego firmy, co można wykorzystać w bieżącej działalności.

Można, jednak pod warunkiem, że w to miejsce zakupi się maszyny lub urządzenia o podobnym lub wyższym stopniu innowacyjności. Taki krok musi zostać odpowiednio uzasadniony. Generalnie musi być konieczny dla realizacji celów projektu. Zasada ta dotyczy okresu trwałości projektu (więcej porównaj pkt 33).

Ponadto można sprzedać nabyty w ramach dotacji sprzęt po upłynięciu okresu trwałości projektu, tj. czasu, w jakim beneficjent bezwzględnie musi zachować produkty projektu (tj. kupowane w ramach wsparcia dobra) – zwykle jest to 3 – 5 lat (w zależności od statusu podmiotu).

Cross - financing ma ułatwić wdrażanie programów operacyjnych. Bez zagłębiania się w szczegóły generalnie polega to na tym, że jeśli chcemy z pomocą unijnych funduszy zrealizować dwa rodzaje inwestycji, z której jedna polega na wyposażeniu firmę w nowoczesny, skomplikowany sprzęt (czyli środki trwałe), a druga na przeszkoleniu kilku pracowników niezbędnych do obsługi sprzętu (czyli szkolenia), to nie musimy przygotowywać dwóch osobnych wniosków na te inwestycje. Zakup sprzętu może stanowić jedynie 90 % naszych kosztów kwalifikowanych, resztę mogą stanowić koszty szkoleń dla pracowników. Jednak beneficjent już na poziomie składania wniosku musi zaznaczyć, czy będzie korzystał z finansowania krzyżowego (cross - financingu) i w jakim stopniu.

Przedsiębiorca może otrzymać wsparcie na kilka różnych projektów i może to być w ramach jednego naboru lub kolejnych naborów. Zależy to od indywidualnych wytycznych danego regionalnego programu operacyjnego.

Jednak prawo wspólnotowe zakazuje wielokrotnego finansowania tego samego projektu z funduszy UE, dlatego na poziomie krajowym istnieje tzw. linia demarkacyjna, która rozgranicza wsparcie pomiędzy różne programy. Nie można więc uzyskać wsparcia na dany projekt z dwóch programów, np. z regionalnego i ogólnokrajowego.

Warunkiem przekazania beneficjentowi pieniędzy jest złożenie przez niego poprawnego pod względem formalnym i merytorycznym wniosku o płatność wraz z załącznikami określonymi w umowie o dofinansowanie projektu. W celu uzyskania refundacji poniesionych kosztów w możliwe najkrótszym terminie beneficjenci powinni sporządzić wnioski o płatność z największą starannością posługując się stosowną instrukcją. W przypadku bowiem stwierdzenia braków formalnych lub merytorycznych w złożonym wniosku instytucja przyjmująca wniosek wzywa beneficjenta do dokonania uzupełnień lub poprawek, co naturalnie wydłuża proces refundacji. Beneficjent może wnioskować o płatność: pośrednią – na podstawie wniosku o płatność składanego w trakcie realizacji projektu, po zakończeniu pewnego jej etapu; końcową – w oparciu o wniosek złożony wraz ze sprawozdaniem końcowym po zakończeniu finansowej realizacji. Płatności na rachunek bankowy beneficjenta dokonuje z reguły Instytucja Wdrażająca.

Dokumentami finansowymi wymaganymi przy rozliczeniu wniosków są wszystkie faktury VAT, ale także polecenia przelewu, wyciągi bankowe potwierdzające przelew itp.

„Trwałość projektu” jest to zdolność instytucjonalna i organizacyjna beneficjenta do realizacji projektu i zapewnienia środków, które zagwarantują stabilność projektu w okresie jego realizacji oraz w okresie 5 lat po jego zakończeniu (w przypadku MSP okres ten wynosi 3 lata). Dotyczy to również zapewnienia przez beneficjenta zdolności utrzymania i zarządzania produktami projektu po zakończeniu jego realizacji a także w przypadku kiedy zarządzanie zostanie przekazane na rzecz innej niż beneficjent instytucji.